법인의 설립등기를 신청하거나 신주발행으로 인한 변경등기를 신청하는 경우에는 등기신청서에 납입금 보관을 증명하는 서류를 첨부해야 합니다(상업등기규칙 제129조 제12호, 제133조 제4호).

1. 잔액증명서

①자본금 총액이 10억 원 미만의 회사를 발기설립하는 경우와 ②신주발행 후 회사의 자본금 총액이 10억 원 미만인 경우에는 주금납입보관증명서보다 발급이 쉽고 비용이 저렴한 잔액증명서로 납입금 보관 증명을 대체할 수 있습니다.

잔액증명서는 계좌에 잔고가 얼마정도 있는지 증명하는 은행 서류입니다. 주금납입보관증명서와는 달리 은행에 직접 방문하여 발급하는 것과 온라인으로 발급하는 것 모두 가능합니다.

1) 잔액증명서의 발행일자와 증명일자

잔액증명서에는 발급일자와 증명일자, 이렇게 두가지 날짜가 기재됩니다.

잔액증명서의 발행일자는 해당 서류를 발급처에서 발행한 일자로 은행이 업무처리를 한 날짜이고, 증명일자는 특정시점에 존재하는 금액을 증명하는 날짜입니다.

과거의 날짜를 지정하여 발급할 때와 같이 증명일자와 발행일자가 다른 경우에 기준이 되는 날짜는 증명일자입니다.

은행에 직접 방문하는 경우와 온라인 발급을 하는 경우 모두 평일과 주말 상관없이 증명일자로 지정할 수 있지만, 온라인 발급 시에는 당일 발급이 불가능하기 때문에 발급일자 기준 최소 하루 전에는 발급해야 합니다.

은행 방문 발급 시에는 당일 발급도 가능하지만, 잔액증명서를 발급받으면 잔액을 증명하는 날짜의 자정까지 계좌 입출금 거래가 정지되기 때문에, 당일에 발급하면 하루동안 입출금 거래가 불가능하다는 점을 염두에 두어 합니다.

2) 잔액증명서 발급계좌 관련 유의사항

잔액증명서 발급 시 통장에는 등기하고자 하는 납입금액과 동일하거나 그 이상의 잔액이 있어야 합니다.

회사를 설립할 때는 법인 계좌가 설립 전이기 때문에 아직 법인 계좌의 잔액증명서를 발급받을 수 없습니다. 법인 계좌는 회사를 설립하고 사업등록을 한 뒤에야 개설할 수 있기 때문에 자본금 10억 미만인 주식회사를 발기설립할 때는 발기인대표(일반적으로 최대 주주)의 개인 계좌로 투자금을 모아서 잔액증명서를 발급받을 수 있습니다. 이 경우 예금주는 일반적으로 최대 주주가 됩니다.

회사 설립 후에 증자등기를 할 때는 이미 법인 계좌가 존재하기 때문에 법인 계좌의 잔액증명서를 발급받습니다. 이 경우 예금주는 회사가 됩니다.

시중은행, 상호저축은행, 단위농협, 신용협동조합, 새마을금고, 축협의 자유식 입출금 계좌의 잔액증명서는 모두 등기소에 제출 가능합니다.

하지만, 압류, 가압류, 질권 등이 설정된 계좌와 증권사의 잔액증명서나 실무상 입출금의 제한이 있는 은행의 정기예금, 적금, 펀드, 청약통장, 마이너스 계좌 잔액증명서는 등기소에서 납입금 보관을 증명하는 서류로 인정해주지 않습니다.

마지막으로, 등기신청서 제출 전에 이사회 혹은 주주총회 의사록에 기재된 은행/지점과 잔액증명서에 기재된 은행/지점명이 일치하는지 반드시 확인해야 합니다.

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