「주식회사의 상법상 등기 임원(이사,감사) 임기 관리 가이드」

회사에서 등기 이사나 감사의 임기를 관리하는 것은 생각보다 복잡하고 신경 써야 할 일이 많습니다.

이사와 감사의 임기 계산법이 서로 다르고, 정기주주총회 개최 시 누가 어떻게 참가해야 하는지 임기 계산이 복잡합니다. 중임을 하게 되더라도 그 결의는 언제 해야 하는지, 중임일자는 언제로 지정해야하는지 등 다양한 문제들이 얽혀 있어 임기를 계산할 때 실무상 혼란을 겪는 경우가 빈번합니다.

등기를 신청해야하는데 정해진 기간 동안 등기신청을 접수하지 않으면 등기 해태를 원인으로 최대 500만원 이하의 과태료가  부과될 수 있습니다. 등기 해태 기간이 길어질수록 과태료가 누적되어 증가하는데요. 등기 해태에 따른 과태료는 회사가 아닌 대표이사 개인에게 직접 부과되기에 회사 실무 시 더 조심해야 합니다.

이번 칼럼에서는 상법상 임원 임기 관리의 핵심 사항들을 살펴보겠습니다.

■ 상법상 임원의 임기

1. 이사의 임기

상법상 이사의 임기는 상법의 규정에 따라 3년을 초과하지 못합니다. 다만, 회사는 정관으로 이사의 임기를 3년 이내에서 자유롭게 정할 수 있습니다. 그 최소 기간에 대해서는 별도의 제한이 없으므로, 1년 이내의 짧은 기간으로도 이사의 임기를 설정할 수 있습니다.

2. 감사의 임기

상법상 감사의 임기는 “취임 후 3년 내의 최종 결산기에 관한 정기주주총회 종결시까지”로 명확하게 규정되어 있습니다. 감사의 임기는 회사의 정관으로 임의로 조정할 수 없으며, 결산기와 주주총회 일정에 따라 실제 임기가 3년을 초과하거나 그에 미달할 수도 있습니다.

■ 정기주주총회와 임원 임기의 연장

이사와 감사의 임기 만료일이 정기주주총회 개최 일정과 근접하다면 임원의 임기가 연장되거나 단축될 수 있습니다. 상법에서는 이사와 감사의 임기 규정을 아래와 같이 규정하고 있기 때문입니다. 다만, 이사와 감사의 임기 만료일 계산이 조금 다르기 때문에 주의해야 합니다.

1. 등기이사의 임기 산정

등기이사(사내이사, 사외이사, 기타비상무이사)의 경우 두가지 조건을 모두 충족하여야 정기주주총회 개최일(종결일)까지 임기가 연장됩니다.

– 정관에 상법 제383조 제3항의 규정이 있을 것

– 본래 임기만료일이 최종 결산기의 말일 이후~그 결산기에 관한 정기주주총회 종결 전까지의 기간 내에 있을 것

2. 감사의 임기 산정

감사의 경우 정관의 별도 규정이 없더라도 최종의 결산기에 관한 정기총회의 종결시까지 임기가 자동으로 연장됩니다. 등기이사와 다른 점은, 본래의 임기만료일이 최종 결산기의 말일 이후부터 그 결산기에 관한 정기주주총회 종결 전까지의 기간 내에 있지 않아도 된다는 점입니다.

** 위의 모든 사례는 영업연도를 1월 1일부터 12월 31일까지로 하는 경우를 가정한다.

3. 정기주주총회를 적시에 개최하지 않은 경우

정기주주총회는 결산기의 말일부터 3개월 이내에 개최되어야 합니다. 통상적인 주식회사는 사업연도를 매년 1월 1일부터 같은 해 12월 31일까지로 정하므로 회사의 결산기 말일은 12월 31일이 되고, 주주명부 폐쇄기간은 3개월을 초과하지 못하므로, 다음 해의 3월 31일까지 정기주주총회를 개최해야 합니다.

그러나 많은 회사들이 정기주주총회를 3월 내에 개최하지 않거나, 결산기로부터 3개월이 지나서 늦게 개최하기도 합니다. 이 경우에는 실제 정기주주총회가 개최된 날까지 이사 및 감사의 임기가 연장되는 것이 아니고, 정기주주총회가 마땅히 개최되었어야 할 시기(통상적으로 3월 31일)까지만 연장됩니다.

■ 임원의 중임 가능 시점은 언제일까?

‘중임’이란, 임기가 만료된 임원이 동일한 직책에 다시 선임되는 것을 말합니다. 동일한 임원이 다시 선임되는 형태로는 총 2가지가 있습니다.

1. 임기 만료 전 결의 : 중임

임기 마지막 날 이전에 주주총회에서 중임 결의를 할 수 있습니다. 이 경우 별도의 임기만료 퇴임 절차 없이 현 임기가 끝나는 다음 날부터 다시 정관에서 정한 임기가 시작됩니다. 다만, 임기만료 전에 중임 결의가 있었다고 할지라도 중임등기 신청은 임기만료 이후에 할 수 있습니다.

2. 임기 만료 후 결의 : 임기만료 퇴임 후 재선임

임기 만료일이 지난 후에 주주총회에서 재선임 결의를 한 경우 ‘중임’으로 등기를 신청할 수 없고, 일전의 임기는 만료되어 퇴임하고, 신규로 취임 등기를 진행해야 합니다. 이 경우 임기 만료일과 신규 선임 결의일 사이에 임원의 공백 기간이 발생할 수 있어 법인 운영 및 법적 책임에 주의해야 합니다.

■ 선임자의 임기 만료 전에 후임자를 미리 선임할 수 있을까?

임기 만료 후 동일인이 다시 재선임되는 경우가 아니라, 다른 사람이 새로 취임하는 경우에 이사의 인원에 결원이 없도록 후임자를 미리 선임할 수 있을지에 관하여는 임원 예선과 관련하여 살펴보아야 합니다.

상법에는 예선과 관련된 명확한 규정은 없으나, 대법원의 상업등기 실무제요에서 해당 내용에 대한 해법을 찾을 수 있습니다. 실무적으로 임기 공백을 막고 경영의 연속성을 위해 임기 만료 직전의 주주총회 등에서 후임자를 미리 선임(예선)할 수 있다고 인정되고 있습니다.

다만, 예선은 일반적으로 ‘임기 만료일 직전의 주주총회, 또는 임기만료 불과 수일 ~ 2주 이내’ 정도의 비교적 단기간에만 허용되고 있습니다. 즉, 임기만료일까지 수개월, 1년 이상이 남은 상태에서의 장기 예선은 인정되지 않습니다.

■ 정관 변경(임원 임기 변경) 시 기존 임원에게도 소급적용 될까?

정관에서 임원의 임기를 변경하는 경우, 기존 재임 중인 임원들에게도 적용되는지 여부는 상업등기 선례나, 대법원 결정 등으로 명확하게 남아있지는 않습니다. 때문에 실무상 중요한 쟁점으로 다루어지고 있습니다.

만약 기존 임원들에게도 변경된 정관을 적용한다면 소급적용의 불합리함이 있고, 반대로 소급적용하지 않으면 정관을 변경한 것이 무의미하게 될 수 있기 때문입니다.

이에 대하여 대법원의 상업등기 실무제요에는 이사의 임기에 관한 정관 규정을 변경한 경우, 변경 후 취임한 이사뿐만 아니라 변경 당시 재임 중인 이사에게도 적용된다고 해석하고 있습니다. 임원의 임기가 단축되는 것은 사실상 해임하는 것과 동일한 효과를 가져오지만, 정관 변경의 결의요건(상법 제434조)이 해임의 결의요건(상법 제385조 제①항)과 동일하기 때문에 문제될 것은 없다고 보는 것입니다. 다만 정관 변경 시 “기존 이사는 종전 규정에 따른다”는 경과규정을 두는 경우 그에 따라 처리할 수 있습니다.

등기임원의 임기 관리는 등기 해태에 따른 과태료 등 실질적인 법적·경제적 리스크와 직결되므로, 반드시 상법과 정관 규정에 근거해 신중히 처리해야 합니다. 특히 이사의 임기 연장은 정관 명시와 임기만료일의 구체적 위치 등 엄격한 요건이 필요하며, 감사는 특별한 정관 규정 없이도 법에 따라 임기가 자동 연장 또는 단축될 수 있음을 유의해야 합니다.

임원의 중임·재선임 결의 및 등기 절차 등은 실무상 착오와 논란이 잦은 분야이므로, 사전에 관련 규정과 선례를 충분히 검토하고, 임원 및 등기 담당자들은 만료일 사전 점검 등 예방적 관리가 중요합니다.

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